Berufliche Fortbildung

Eine hohe Fach- und Beratungskompetenz ist für jedes Unternehmen ein wichtiger Erfolgsfaktor. Es bedeutet allerdings eine permanente Herausforderung, das dazu erforderliche Wissen ständig auf dem aktuellen Stand zu halten. Jeder Chef und jeder Mitarbeiter sollte daher über eine individuelle Strategie für die persönliche Fortbildung verfügen.
 
In fast allen Berufen reicht eine einmalige Ausbildung für die dauerhafte Tätigkeit im erlernten Beruf heutzutage nicht mehr aus. In einer Zeit ständigen Wandels ist die Bereitschaft zur permanenten Fortbildung immer wichtiger geworden. Die Aktualisierung und Weiterentwicklung des eigenen Wissens erhöht meist auch die Freude an der beruflichen Tätigkeit, weil man sich fachlich sicher fühlt und positive Rückmeldungen von Kunden und Kollegen für gute Leistungen erhält. Eine gezielte Fortbildung kann außerdem die Übernahme neuer oder zusätzlicher Tätigkeiten ermöglichen.

Fortbildungsbedarf definieren

Zunächst sollte der individuelle Fortbildungsbedarf definiert werden. Dazu ist die Frage zu klären, welches Wissen heute und in Zukunft für das eigene berufliche Tätigkeitsfeld erforderlich ist. Klassische Fortbildungsbereiche sind meist: Fach­ wissen, Produktkenntnisse, Kenntnisse über gesetzliche Vorschriften. Vielleicht besteht außerdem auch Fortbildungsbe­darf im nichtfachlichen Bereich (z.B. im Umgang mit schwierigen Kunden oder bei der Realisierung von Zusatzverkäufen).

Informationsquellen festlegen

Anschließend müssen geeignete Informationsquellen festgelegt werden, mit denen der individuelle Fortbildungsbedarf abgedeckt werden kann. In den meisten Fällen wird die Fortbildung durch eine Kombination mehrerer Informationsquellen und Fortbildungsmaßnahmen erfolgen. Fachzeitschriften sind eine besonders wichtige Informationsquelle für jedes Unternehmen. Daher muss festgelegt werden, wie die regelmäßige und zeitnahe Auswertung der wichtigsten Fachzeitschriften sichergestellt werden soll.

Variante 1: Fachzeitschriften werden durch den Chef ausgewertet und wichtige Artikel an die Mitarbeiter weitergegeben. Variante 2: Fachzeitschriften werden zentral ausgelegt (z. B. im Pausenraum). Die Kenntnisnahme wird von den Mitarbeitern durch Namenszeichen und Datum auf dem Titelblatt der Zeitschrift doku­mentiert.
Variante 3: Die Auswertung der Fachliteratur wird nach Tätigkeitsschwerpunkten oder nach Fachzeitschriften auf die Mitarbeiter verteilt. Auf jeder Mitarbeiterbesprechung berichtet der zuständige Mitarbeiter jeweils kurz über wichtige Informationen aus „seiner“ Zeitschrift. Beim Lesen der Fachzeitschriften sollte auch auf die Ankündigung neuer Fachbücher geachtet werden und interessante Bücher zum Erwerb vorgeschlagen werden. Alle Fachbücher können im Unternehmen an einem zentralen Ort zu einer Bibliothek zusammengefasst werden.

Zentral informieren

Für die Fortbildung durch Seminare (Präsenzseminare und Onlineseminare) werden die Seminarprogramme an einem zentralen Ort ausgelegt (z. B. im Pausenraum). Alle Mitarbeiter können dort ihre „Wunschseminare“ in eine Liste eintragen. Die Genehmigung und Anmeldung zum Seminar erfolgt dann durch die Geschäftsleitung. Der Fortbildungsplan mit den gebuchten Seminaren aller Mitarbeiter wird an einem zentralen Ort ausgelegt, damit alle Mitarbeiter erkennen, welche Seminare von den Kollegen besucht werden. Bei Bedarf können vor dem Seminarbesuch vom jeweiligen Seminarteilnehmer aktuelle Fragen der Kollegen zum Vortragsthema gesammelt und dann im Seminar mit den Referenten geklärt werden.

Auch E-­Learning mit einer Lernsoftware am PC oder in Lernportalen im Internet ist eine effektive Fortbildungsmöglichkeit. Hier kann jeder Teilnehmer seine Lernzeit selber einteilen und es fallen weder Fahrtkosten noch Fahrtzeiten an. Inhouse­Schulungen eignen sich ins­ besondere zur Vermittlung von Produkt­ wissen (z. B. über neue Produkte einzelner Hersteller). Hier kann im Team auch sofort entschieden  werden,  ob  die vorgestellten Produkte angeboten oder verwendet werden sollen. Nach der Schulung sollte gegebenenfalls eine kurze Zusammenfassung für diejenigen Kollegen erstellt werden, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten.

Aktuelle Informationen können insbesondere über die Newsletter der Berufsorganisationen und Fachverlage bezogen werden. Diese Informationen sollten an einem zentralen Ort ausgelegt werden (z. B. im Pausenraum). Die Kenntnisnahme kann dann von jedem Mitarbeiter durch ein Namenszeichen dokumentiert werden. Zur schnellen Klärung von Fragen können Online­Datenbanken oder Auskunftsstellen der Berufsverbände herangezogen werden. Alle Mitarbeiter sollten die verfügbaren Recherche­ und Auskunftsmöglichkeiten kennen und nutzen können.

Wissen zuverlässig anwenden

In den meisten Fällen wird die Aufnahme neuen Wissens über die oben genannten Informationsquellen ausreichen, um die Anwendung im Berufsalltag zu gewähr­ leisten. Bei komplexen Vorgängen kann es im Einzelfall sinnvoll sein, Checklisten oder Formulare als Arbeitshilfen zu erstellen, die dann von allen Mitarbeitern einheitlich genutzt werden. So wird ein Vergessen wichtiger Informationen oder Arbeitsschritte vermieden. Zudem ist eine einheitliche Arbeitsweise aller Mitarbeiter sichergestellt. Wem es schwer fällt, regelmäßig Zeit für die persönliche Weiterbildung zu finden, sollte einen konkreten Fortbildungsplan erstellen, in dem feste Termine für den Besuch von Seminaren und für das Lesen von Fachliteratur festgelegt wer­ den. Man kann zum Beispiel beschließen, zur persönlichen Fortbildung jährlich mindestens vier Seminare zu besuchen und jeden Freitag eine Stunde für das Lesen von Fachzeitschriften zu verwenden. Wenn feste Termine für die Fortbildung eingeplant werden besteht nicht die Gefahr, dass Fortbildungsmaßnahmen aus zeitlichen Gründen nicht wahrgenommen werden oder einzelne Maßnahmen im Berufsalltag wieder in Vergessenheit geraten.

Wissen weitergeben

In einem Teamgespräch sollte geklärt werden, welche neuen Informationen innerhalb des Teams oder zwischen den Filialen weitergegeben werden sollen und auf welche Weise die Weitergabe erfolgen soll (z. B. durch Mitarbeiterbesprechungen, Mitarbeiter­Rundschreiben, Aushänge am „Schwarzen Brett“, durch E­Mails oder ein eigenes Intranet). Mitarbeiterbesprechungen eignen sich in besonderem Maße zur Weitergabe von neuem Fachwissen aus kürzlich besuchten Seminaren. Wenn der Seminarteilnehmer die wichtigsten Seminarinhalte in einem kurzen Vortrag für alle Kollegen zusammenfasst wird mit wenig Zeitaufwand ein hoher Wissenstransfer erreicht. Alternativ können die wichtigsten Erkenntnisse aus dem Seminar schriftlich fixiert und an die Kollegen verteilt werden. Detailfragen können dann bei Bedarf in der Seminarbroschüre nachgelesen werden.

In einem zentralen „Facharchiv“ können Informationen nach einem übersichtlichen Ablageplan beziehungsweise nach Themengebieten archiviert und für alle Mitarbeiter zugänglich gemacht werden. Typische Bestandteile des Facharchivs können neben Fachzeitschriften, Fachbüchern und Seminarbroschüren auch Produktinformationen, Firmenordner mit Produktübersichten des betreffenden Herstellers, Patienten­Informationsblätter und wichtige Internetadressen sein.

Checkliste:  Fachliche Fortbildung

• Fortbildungsbedarf definieren
• Informationsquellen festlegen
  • Fachzeitschriften
  • Seminare / Online-Seminare
  • Fachbücher
  • Inhouse-Schulungen
  • E-Learning
  • Newsletter
• Persönlichen Fortbildungsplan erstellen
• Weitergabe von neuem Wissen sicherstellen
• „Wissensarchiv“ anlegen

von Birgit Hallmann